A. Pengertian Persidangan
Persidangan adalah sebuah media atau tempat untuk merumuskan suatu permasalahan yang muncul dalam suatu komunitas yang didalamnya mutlak terdapat beberapa perbedaan faham dan kepentingan yang dimilikinya. Persidangan juga dibuat dalam rangka merumuskan hal-hal yang menjadi kebutuhan sebuah kelompok/organisasi dalam menjalankan tata kerja organisasi tersebut. Persidangan itu sendiri dibuat melalui mekanisme-mekanisme yang telah dibuat sebelumnya.
Mekanisme yang ada didalam persidangan ini berfungsi untuk menjaga keteraturan setiap elemen yang ada didalam sidang tersebut agar persidangan dapat berjalan lancar secara harmonis dan kondusif.
Demi kelancaran sebuah persidangan, hendaknya didukung oleh beberapa perangkat-perangkat yang ada didalamnya, diantaranya adalah :
1. Pimpinan sidang adalah orang-orang yang telah ditunjuk sebelumnya oleh peserta sidang yang mempunyai tugas untuk mengarahkan sidang dan ,menetapkan hasil keputusan yang telah disepakati oleh seluruh peserta sidang. Pimpinan sidang biasanya terdiri dari 3 (tiga) orang, yakni pimpinan sidang ketua; pimpinan sidang sekretaris (notulen) yang bertugas untuk mencatat segala ketetapan yang telah disepakati dalam persidangan untuk kemudian diarsipkan; dan pimpinan sidang anggota yang mendampingi kedua pimpinan sidang ketua dan pimpinan sidang sekretaris.
2. Materi sidang adalah materi/konsep permasalahan yang akan dibahas didalam persidangan. Materi ini merupakan rangkuman dari beberapa pokok-pokok permasalahan yang ada dalam tubuh organisasi tersebut.
3. Peserta sidang adalah peserta yang mengikuti proses persidangan yang merupakan anggota dari organisasi tersebut. Peserta sidang ini nantinya merupakan penentu setiap kebijakan/keputusan dari permasalahan yang dibahas dalam persidangan.
Perangkat pendukung lainnya adalah palu siding, alat tulis menulis dan pengeras suara.
Adapun beberapa jenis ketukan palu sidang yang dilakukan oleh pimpinan sidang ketua yakni : ketukan palu 1 kali, dilakukan untuk menyepakati keputusan forum. ketukan palu 2 kali, dilakukan untuk menskorsing/pending siding. ketukan palu 3 kali, dilakukan untuk menetapkan hasil keputusan forum (konsideran) dari tiap agenda sidang.
4. Palu sidang adalah palu yang digunakan untuk menetapkan suatu keputusan, palu sidang merupakan nyawa dari persidangan, karena walaupun keputusan telah disepakati, tidak akan sah apabila tidak ada palu sidang untuk menetapkannya.
5. Peninjau adalah orang yang hadir dalam persidangan kecuali peserta dan pimpinan sidang. Peninjau memiliki kewajiban yang sama dengan peserta sidang. Peninjau memiliki hak yang sama dengan peserta sidang. Tetapi peninjau tidak dapat menggunakan hak suaranya dalam pengambilan keputusan.
6. Lembar konsideran adalah kertas yang berisi lembaran keputusan-keputusan apa saja yang akan diambil dalam persidangan.
B. Jenis Persidangan
Di Indonesia, ada beberapa jenis persidangan yaitu :
1. Sidang Pleno
a) Sidang Pleno diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan.
b) Sidang Pleno dipimpin oleh Presidium Sidang
c) Sidang Pleno dipandu oleh Steering Committee
d) Sidang Pleno membahas dan memutuskan segala sesuatu yang berhubungan dengan Permusyawaratan.
2. Sidang Paripurna
a) Sidang Paripurna diikuti oleh seluruh peserta dan peninjau Permusyawaratan
b) Sidang Paripurna dipimpin oleh Presidium Sidang
c) Sidang Paripurna mengesahkan segala ketetapan dan keputusan yang berhubungan dengan Permusyawaratan
3. Sidang Komisi
a) Sidang Komisi diikuti oleh anggota masing-masing Komisi
b) Anggota masing-masing Komisi adalah peserta dan peninjau yang ditentukan oleh Sidang Pleno
c) Sidang Komisi dipimpin oleh seorang pimpinan dibantu seorang Sekretaris Sidang Komisi
d) Pimpinan Sidang Komisi dipilih dari dan oleh anggota Komisi dalam Komisi tersebut
e) Sidang Komisi membahas materi-materi yang menjadi tugas dari Komisi yang bersangkutan
C. Aturan Personalia Sidang
• Peserta
1. Hak Peserta
a. Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara
lisan maupun tertulis.
b. Hak Suara, adalah hak untuk ikut ambil bagian dalam pengambilan keputusan
c. Hak Memilih, adalah hak untuk menentukan pilihan dalam proses pemilihan
d. Hak Dipilih, adalah hak untuk dipilih dalam proses pemilihan
2. Kewajiban Peserta
a. Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b. Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
• Peninjau
1. Hak Peninjau:
a. Hak Bicara, adalah untuk bertanya, mengeluarkan pendapat dan mengajukan usulan kepada pimpinan baik secara lisan maupun tertulis
2. Kewajiban Peninjau:
a. Mentaati tata tertib persidangan/permusyawaratan
b. Menjaga ketenangan/harmonisasi persidangan
• Presidium Sidang
1. Presidium Sidang dipilih dari dan oleh peserta Permusyawaratan melalui Sidang Pleno yang dipandu oleh Panitia Pengarah
2. Presidium Sidang bertugas untuk memimpin dan mengatur jalannya persidangan seperti aturan yang disepakati peserta
3. Presidium Sidang berkuasa untuk memimpin dan menjalankan tata tertib persidangan
Syarat-syarat Presidium Sidang :
a. Mempunyai sifat leadership, bijaksana dan bertanggung jawab
b. Memiliki pengetahuan yang cukup tentang persidangan
c. Peka terhadap situasi dan cepat mengambil inisiatif dalam situasi kritis
d. Mampu mengontrol emosi sehingga tidak terpengaruh kondisi persidangan
Sikap Presidium Sidang :
a. Simpatik, menarik, tegas dan disiplin
b. Sopan dan hormat dalam kata dan perbuatan
c. Adil, bijaksanan dan menghargai pendapat peserta
D. Aturan Ketukan Palu dan kondisi-kondisi lain :
• 1 kali ketukan
a. Menerima dan menyerahkan pimpinan sidang.
b. Mengesahkan keputusan/kesepakatan peserta sidang poin perpoin (keputusan sementara).
c. Memberi peringatan kepada peserta sidang agar tidak gaduh.
d. Menskors dan mencabut kembali skorsing sidang yang waktunya tidak terlalu lama sehingga peserta sidang tidak perlu meninggalkan tempat sidang.
e. Mencabut kembali / membatalkan ketukan terdahulu yang dianggap keliru.
• 2 kali ketukan :
Untuk menskorsing atau mencabut skorsing dalam waktu yang cukup lama, misalnya ishoma, lobying.
Skorsing ialah penundaan persidangan untuk sementara waktu.
Lobying ialah suatu bentuk kompromi dalam menyelesaikan perbedaan pendapat dalam pengambilan keputusan
• 3 kali ketukan :
a.Membuka/menutup sidang atau acara resmi.
b.Mengesahkan keputusan final /akhir hasil sidang.
• Serah Terima Pimpinan Sidang
Dalam serah terima tersebut kedua belah pihak berdiri berhadapan, kemudian pihak yang menyerahkan mengetuk palu sidang kemeja 1 kali kemudian berkata “dengan mengucap Bismillahirrohmannirrahim palu sidang saya serahkan”. Kemudian pihak penerima menerima palu sidang lalu mengetuk palu sidang kemeja 1 kali lalu berkata “dengan mengucap Bismillahirrohmannirrahim palu sidang saya terima”. Selanjutnya sidang dapat dilanjutkan kembali.
E. Quorum dan Pengambilan Keputusan
1. Persidangan dinyatakan syah/quorum apabila dihadiri oleh sekurang-kurangnya ½ n + 1 dari peserta yang terdaftar pada Panitia (OC)
2. Setiap keputusan didasarkan atas musyawarah untuk mufakat, dan jika tidak berhasil diambil melalui suara terbanyak (½ + 1) dari peserta yang hadir di persidangan
3. Bila dalam pengambilan keputusan melalui suara terbanyak terjadi suara seimbang, maka dilakukan lobbying sebelum dilakukan pemungutan suara ulang.
F. Interupsi
Interupsi adalah menyela atau meminta waktu kepada pimpinan sidang untuk berbicara dan menemukakan pendapat. Dalam persidangan, umumnya terdapat beberapa jenis tingkatan interupsi, yaitu :
1. Interupsi point of order : Digunakan untuk berbicara (mengemukakan pendapat) bersifat umum mengenai suatu hal, juga dapat digunakan untuk bertanya dan meminta kejelasan.
2. Interupsi Point of information : Digunakan apabila ingin memberikan suatu informasi yang berkaitan dengan permasalah yang sedang dibahas. Interupsi ini memiliki tingkatan yang lebih tinggi dari yang pertama.
3. Interupsi point of clarification : Digunakan apabila ingin mengklarifikasi suatu permasalahan. Interupsi ini memiliki tingkatan yang lebih tinggi dari yang kedua.
4. Interupsi point of privillage : Digunakan apabila akan mengajukan ketersinggungan terhadap seseorang ataupun sesuatu hal. Interupsi ini memiliki tingkatan yang tertinggi, dengan kata lain siapapun yang mengajukan interupsi ini harus lebih diperhatikan
G. Skorsing
Skorsing adalah pengambilan waktu rehat dalam persidangan untuk keperluan tertentu, misalkan terjadi dead lock (kebuntuan) dalam persidangan dan untuk meencairkan suasana diamblilah langkah skorsing. Lamanya skorsing ditentukan oleh pimpinan sidang atas persetujuan peserta sidang dengan ketentuan sebagai berikut :
1. Skorsing terbatas,
Skorsing yang lama waktunya ditentukan, contohnya 2×2,5 menit, 2×5, 2×10 menit, dan seterusnya tergantung kebutuhannya. Untuk skorsing terbatas ini lazimnya diawali dengan perkataan “skorsing 2x…menit dibuka” atauapabila waktu skorsing yang disepakati terhitung lama boleh juga menggunakan “skorsing sampai…dibuka”.
2. Skorsing tak terbatas,
Skorsing diambil disebabkan oleh suatu hal darurat yang terjadi dalam persidangan, sehingga menyebabkan lamanya waktu skorsing tidak dapat ditentukan. Lazimnya diawali dengan perkataan “skorsing untuk waktu yang tidak terbatas dibuka”.
H. Pembekuan Sidang
Langkah yang diambil apabila sidang, dikarenakan suatu hal terus menerus mengalami kebuntuan ( dead lock terus-menerus) dan setelah melalui jalan skorsing tak terbataspun tetap saja mengalami kebuntuan. Bila hal ini terjadi, pimpinan sidang atas persetujuan peserta sidang berhak membekukan sidang, dengan catatan ini adalah langkah terakhir yang diambil setelah semua usaha yang dilakukan tetap tidak membuahkan hasil. Apabila hal ini dilaksanakan (sidang dibekukan), maka secara otomatis organisasi yang bersangkutan pun akan ikut membeku.
